Bases De Datos Documentales
para instalarse sobre MS Exchange en los DFS (Directory File Systems)
Document Management Extensions o DME utiliza la mas reciente tecnología de Microsoft para extender las funciones básicas del popular servidor de correo Microsoft Exchange Server.

Pero mas importante, DME le otorga a la empresa el poder de utilizar Exchange como Repositorio Corporativo Unico de Administración de Documentos, incrementando la eficiencia y la productividad. Además debido a la relación costo / beneficio de DME y su fácil desarrollo e implementación a través de la red, se convierte en una solución accesible para cualquier tamaño de negocio.

Requerimientos para la Evaluación de DME

Requerimientos de Hardware

El periodo de evaluación de Document Management Extensions tiene un máximo de 30 días y es para un total de 25 usuarios, los requerimientos del servidor donde debe ser instalado son los siguientes considerando todos el software a instalar.

Hardware mínimo requerido en el servidor para la Instalación de DME :

Procesador Pentium II 350 Mhz o superior
64 MB de RAM ( recomendado 128 MB )
Disco Duro de 3 GB
CD ROM 24x
Tarjeta de Red
Hardware mínimo requerido en el cliente para la Instalación de DME :

Procesador Pentium 200 MHz o superior
32 MB de RAM
A lo menos 30 MB de espacio libre en disco
Tarjeta de Red
Los requerimientos de software a continuación descritos, son necesarios para el funcionamiento propio de DME, el Index Server ( Indexación y Búsquedas ) y para el acceso Web a los servicios.

Software requerido en el servidor antes de la Instalación de DME :

Microsoft Windows NT 4.0 Service Pack 5 o superior ( Recomendado SP 6a )
Microsoft Exchange Cliente versión 5.0 SP1 o superior, o Microsoft Outlook 8.02 o superior
Microsoft Exchange Server versión 5.0 SP1 o superior ( Recomendado Exchange Server 5.5 SP3 )
Microsoft Internet Explorer versión 5.0 o superior
Microsoft Internet Information Server 4.0 o superior
Microsoft Active Server Pages ( Incluido en el CD Service Pack 3 para NT 4.0 )
Microsoft Exchange Server Outlook Web Access version 5.0 SP1 o superior

Software requerido en el cliente antes de la Instalación de DME :

Microsoft Windows NT Workstation 4.0 SP3 o superior, o Windows 95/98 Mínimo
Microsoft office 97 Service Release 1, o Microsoft Office 2000
Microsoft Exchange Cliente version 5.0 SP1 o superior, o Microsoft Outlook 8.02 o 2000
Microsoft Internet Explorer 4.01 o superior
Para la instalación de Windows NT, se recomienda que este bajo el mismo dominio que el servidor Exchange y que los usuarios que utilizaran el servicio.

Configuración del Servidor Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Message Store

El sistema de administración de documentos DME utiliza Microsoft Exchange Message Store para almacenar todos los documentos y la información asociada a cada uno, todo esto bajo una jerarquía de sub-carpetas ocultas dentro del repositorio de Información publica de Exchange, comúnmente denominado como Carpetas Publicas. El repositorio de documentos de DME permite almacenar todo tipo de formatos, y también items que hagan referencia a información física mantenida en archivadores, bodegas, carpetas de documentos, libros, etc.
El repositorio de DME es un folder con una estructura de 3 niveles el cual es creado en el nivel superior, bajo el árbol principal de Carpetas Publicas, dentro de Microsoft Exchange Public Information store como se muestra en la Figura 1.

1.- Configuration Folder

La carpeta o Folder de configuración ( --DME-MSE-- ) es compartido por todos los servidores DME en una Organización de Exchange. Esta carpeta es usada para guardar el archivo que posee la información de configuración de DME, compartido por todos los servidores DME en la red.

2.- Repository Folders

Bajo el folder de configuración se encuentran los repositorios individuales de los servidores DME en la red, en donde cada uno se crea con la instalación de cada servidor. Cada Repository Folder debe ser único dentro de la organización de Exchange, por lo cual el nombre otorgado a cada uno define el ID de los documentos que son almacenados en ese repositorio.

3.- Storage Folders

Los storage folders contienen los documentos en si, los cuales son agregados al repositorio por los usuarios. Estos folders o carpetas son nombrados basados en el rango de documentos que estos contienen.

DME Server versión 6.5

DME Server es una aplicación multi-relacional que provee acceso seguro a los repositorios definidos dentro de Microsoft Exchange Public Information Store. El servidor DME acepta documentos para ser almacenados desde los clientes, entrega documentos requeridos por los usuarios, así como ofrece la información de cada documento cuando el cliente lo requiere estando este abierto o no. La instalación del Servidor DME es la que se encarga de crear los repositorios descritos en los párrafos anteriores.

Index Server

El Index Server denominado Fulcrum Knowledge Server provee la tecnología de indexación y búsqueda, la cual hace posible que la información referida a los documentos este disponible para los usuarios. Fulcrum indexa toda la información contenida dentro de las estructuras de los repositorios DME.

Este software servidor trabaja en conjunto con el servidor DME, y su instalación es realizada una vez terminada la del DME. La instalación de Fulcrum crea un conector dentro de la carpeta Connections denominado Knowledge Server dentro del sitio Exchange. Mediante el cual accede a la carpetas públicas de Exchange para realizar el indexado de documento y la búsqueda de estos.

Cliente DME

El cliente DME acepta llamados de un variedad de aplicaciones e interfaces, el cual entrega una sensación totalmente integrada y una consistente experiencia para el usuario con otras de las tecnologías de Microsoft. El cliente se conecta al servidor DME para accesar los documentos y al Fulcrum Knowledge Network Server o Index Server para las búsquedas.

Todas las acciones de documentos tales como creación, recuperación e inspección de propiedades generan una comunicación entre el cliente DME y el servidor.

La Arquitectura de Document Management Extensions Server permite que el programa DME cliente, instalado en el PC de cada usuario, se pueda conectar a múltiples servidores DME a lo largo de los sitios Exchange. Para así poder recuperar documentos sin la necesidad de habilitar afinidad entre las carpetas publicas o replicación alguna. Búsquedas en múltiples repositorios sin replicar el índice de información, esta disponible en esta versión.

Bajo esta perspectiva la instalación del Servidor Microsoft Exchange se debería realizar como un nuevo sitio o como parte de uno ya existente en la Organización de Exchange sin ser dependiente de alguna de estas dos opciones ( se recomienda anexarlo a un sitio existente ). Con esto bastara para que todos los usuarios de Exchange que tengan instalado el cliente de DME puedan hacer uso de sus servicios dentro de la organización.

Políticas para la administración de documentos en la evaluación de DME

Estas políticas tienen como objetivo estandarizar los métodos de uso de la solución tanto de la parte cliente como la parte servidor. Las políticas incluyen todos los tipos de documentos no estructurados con los cuales se trabajara durante la evaluación del producto, y también la forma e información con la que los usuarios deberán almacenar los documentos en el repositorio común de Exchange.

De esta manera se tendrán normas de cómo guardar y abrir los documentos utilizando los mismos programas, y también de cómo realizar las búsquedas de información según nomenclaturas que serán las mismas para todos.

Se debe tomar en cuenta que el software cliente ya se encuentra en español, a diferencia de algunas de las pantallas presentadas a continuación.

Tipos y Estado de Documentos

Los tipos de documentos y su estado corresponden a la información con la que cada usuario deberá catalogar a cada documento ingresado mediante el cliente DME o alguna de sus interfaces en el repositorio en Exchange. Como se muestra en la figura 2.

Cabe destacar que para las aplicaciones office por ejemplo, cada vez que un usuario abra o guarde un documento se le dará como primera opción la de ingresarlo o guardarlo al DME, pero el usuario siempre tendrá la alternativa ( si así se desea ) de no guardarlo en DME y hacerlo en su disco duro local, por tratarse quizás de un documento sin mayor relevancia.



Los tipos de Documentos a utilizar permitidos serán los siguientes :

Documentos Word

Estos podrán ser guardados bajo los siguientes tipos de Documentos según sea el caso ;

Bajo el tipo de Letter ( carta )

Bajo el tipo de Memo ( Memorandum ) y

Bajo el tipo de Personal ( Documentos propios )

Documentos Outlook

Desde el programa de Outlook, con botones nuevos para este propósito que agrega la instalación cliente de DME, los usuario podrán guardar un correo especifico ( con su respectivo attachment ), contactos personales o tareas en DME, todos bajo el mismo tipo de documento ;

Bajo el tipo de Email ( correo, contacto o tarea, etc. )

Documento Power Poin

Estos podrán ser guardados Bajo el siguiente tipo de documento ;

Bajo el tipo de Presentation ( Presentación Power Point )

Documentos Excel

Estos podrán ser guardados Bajo el siguiente tipo de documento ;

Bajo el tipo de Spreadsheet ( Documento Planilla Excel )

Documento de Imágenes

Estos corresponderán a documento escaneados, de imagen, en formato fax y afines con las siguientes extensiones TIF, DCX, PCX, AWD, JPG, BMP y PDF ( este ultimo optativo ).

En este punto es importante señalar que al instalar el cliente DME, uno de sus componentes, el programa DMEViewer tomara por defecto en Windows las extensiones de los archivos elegidos para que sean abiertos solo por este programa al ejecutarlos. Este programa permite guardar documentos con las extensiones mencionadas, de forma nativa en DME con las pantallas mostradas en este documento.

Estos podrán ser guardados Bajo el siguiente tipo de documento ;

Bajo el tipo de Fax ( Documentos de Imagen )

Estado de Documentos

El usuario al guardar un documento, ya elegido el tipo, deberá ingresar el estado del documento para esto se tienen 4 opciones descritas a continuación ;

Bajo el estado de Approved ( Aprobado )

Bajo el estado de Draft ( en la basura )

Bajo el estado de In Review ( en revisión ) y

Bajo el estado de Published ( Publicado )

Permisos en los Documentos

Junto con la información tipo y estado del documento, que debe ser ingresada al momento de guardarlo en DME se encuentra la información de los usuarios de Exchange quienes tendrán permisos sobre el documento.

Existe un permiso por defecto, el cual es para cualquier usuario de Exchange normalmente de “ solo lectura “ y además de este se pueden agregar usuarios a voluntad con permisos diferentes al por defecto, como lectura y escritura, permisos Full, etc. Como se muestra en la Figura 3.



Autor y Creador

En el esquema de autoría de los documentos se manejan dos tipos de conceptos Autor y Creador, el autor solo se especificar cuando se guarda un documento en DME y se pueden utilizar ambos cuando se realizan búsquedas de Documentos. Como se muestra en la figura 4.

Autor : puede ser la misma persona que creo el documento, y es quien ingresa el documento a DME por primera vez, siendo el responsable de su aparición en este repositorio común.

Creador : es la persona quien originalmente escribió o creo el documento ( cualquiera que este sea ) y lo guardo por primera vez, no necesariamente en DME.



Búsquedas de Documentos

Cada instalación de un Servidor DME crea en las carpetas publicas de la Organización de Exchange un repositorio con un nombre único, como se explico con anterioridad en la Figura 1. A su vez a cada documento almacenado en ese repositorio DME se le asignara una identificación única compuesta del nombre del repositorio y un numero correlativo. Como por ejemplo “ dme-51 “.

Una búsqueda rápida de un documento se podrá realizar ingresando el numero único que se le asigno, si no se recuerda se puede optar a la variada gama de opciones de búsqueda que posee el programa DME cliente, con las que se puede buscar por nombre del documento, Autor, Creador, tipo, estado, referencia, palabra clave, fecha , tamaño, por usuario / grupo de Exchange o por alguna palabra especifica en el contexto, entre las mas relevantes. Como se puede apreciar en la figura 4.

Propiedades de los Documentos

Una vez realizadas las búsquedas y encontrado los documentos deseados, es posible ver de cada uno sus propiedades y también se pueden ejecutar acciones propias de administración de documentos sobre ellos.

Dentro de las propiedades de cada documento es posible ver la información de la fecha de creación, el autor y el creador, los permisos que posee, las versiones que existen sobre el mismo documento y la historia de uso y cambios que ha tenido. Como se muestra en la figura 5.



Las acciones propias de administración que se pueden realizar sobre uno o varios documentos, la cuales aparecerán realizando un click con le botón derecho del mouse sobre este, son las siguientes :

Versiones

De cada documento que es ingresado al DME pueden existir varias versiones del original, si un usuario abre el documento ( sea el autor o alguien con permisos para modificarlo ) y lo modifica puede elegir entre actualizar el documento existente o ingresarlo como una nueva versión del mismo documento manteniéndose siempre el original si así lo desea. La nueva versión del documento tendrá la siguiente nomenclatura “ dme-51.1 “. Con un click de botón derecho en el mouse sobre el documento elegido es posible abrir el original o abrir una versión del mismo si es que la posee.

Extraer

Esta acción permite extraer el documento del repositorio DME para llevárselo en el Notebook o PC por ejemplo para realizarle cambios fuera de la oficina o en el hogar. Para todo los demás usuarios que realicen búsquedas este documento aparecerá con un tamaño de 0 Kilos y en el campo disponibilidad dirá “ extraído “. Los usuarios con o sin permisos no podrán abrirlo.

Ingresar

Es la opción contraria a extraer, y permite ingresar al DME los documentos que han sido extraídos, aquí se da la opción de ingresarlo como un nueva versión si se desea o actualizar la existente. Una vez ingresado estará disponible para los demás usuarios.

Eliminar

Permite eliminar un documento del repositorio DME, solo el autor o los usuarios con permiso puede hacerlo.

Restaurar

Es la acción contraria a eliminar, y permite restaurar un elemento que fue eliminado desde DME, y se encuentra en la carpeta de documentos eliminados .

Enviar a

Cada documento puede ser enviado por correo directamente desde la interfase de DME, a otro usuario de Exchange. Es posible enviar el documento como un adjunto, o solo el acceso directo. Cabe destacar que la propiedades y permisos se mantienen cuando el otro usuario vea el correo y decida abrir el documento.

Vincular

Con esta acción es posible vincular uno o mas documentos dentro del repositorio de DME, el primero seleccionado con los demás, los demás con el seleccionado o todos con todos. Con el botón derecho del mouse sobre un documento es posible vincularlo con otro seleccionado con anterioridad o mostrar los vínculos que posee ese documento.

La acciones mencionadas pueden ser apreciadas en la siguiente Figura 6, donde se muestra un usuario realizando un click con el botón derecho del mouse sobre un documento DME luego de una búsqueda de todo, sin parámetros específicos.



Políticas adicionales y Consideraciones Globales

Las Políticas de respaldo de DME, son las mismas que las de Exchange, por utilizar las carpetas publicas como repositorio único. Cada vez que se respalda Exchange se respalda también la parte esencial de DME que son los documentos. El Index Server y el software DME Servidor se respaldan como cualquier otro servidor, siendo solamente DME el que soporta cluster.

Al reiniciar el PC del usuario, cada cliente DME se activa automáticamente realizando un login al servidor principal con el profile por defecto de Exchange de ese PC ( puede ser modificado ). Por lo tanto si en ese PC ingresa un usuario con otro login de red distinto al usado por el profile de Exchange el cliente DME no se iniciara.

Para la envergadura de la demostración la cual es solo para 25 usuarios, el impacto en la red será mínimo, siendo el servidor donde se encuentra instalado DME el que cargue con aproximadamente el 90% de todos los procesos de uso del sistema ( almacenaje-búsquedas ). El trafico en la red se podría comparar con el producido en “ BUSCAR ” archivos o carpetas, en directorios compartidos en un servidor NT por varios usuarios a la vez.

El tiempo estimado de implementación, configuración y puesta en marcha, de la solución DME para Exchange, incluyendo el servidor, los 25 usuarios y una sesión de capacitación para el uso del producto. Será de 12 horas como máximo, considerando que el servidor y el software requeridos estén instalados, configurados y trabajando.

Los documentos que sean ingresados a DME “ sin ningún permiso ” por defecto, de modo que solo el Autor tenga acceso, no aparecerán en las búsquedas que realicen los demás usuarios del sistema.

Adicionalmente a las formas de ingresar documentos a DME, mencionadas con anterioridad, también es posible desde el “ Explorador de Windows “ arrastrar los archivos que se deseen guardar hasta la carpeta “ Document Manager “ la cual se crea con la instalación del cliente. O importar grupos de archivos, con un programa dedicado para esto, eso si quedando todos bajo la misma descripción.

La cantidad de Documentos posibles de almacenar en un repositorio DME sobre las carpetas publicas de Exchange, tiene un limite, de acuerdo a la cantidad de disco disponible para este efecto. Tanto en DME como en Exchange es posible especificar que se borren definitivamente documentos eliminados por los usuarios, según un limite de tiempo. En tanto que la opción de limitar el espacio a utilizar por las carpetas publicas creadas por DME lo tiene Exchange en su Public Information Store el cual enviara un mensaje de advertencia al DME cuando el limite de espacio especificado en Exchange sea sobrepasado, limitando el ingreso de nuevos documentos.

La finalidad de este documento tiene por objetivo orientar al personal encargado en la empresa, de evaluar la solución “ Document Management Extensions “ para Microsoft Exchange Server, en lo que significa la instalación y políticas de uso de este producto en la empresa, su impacto en la red y en la Organización Exchange.

Junto con lo anterior, interpretar el flujo de trabajo que significa utilizar un repositorio único de documentos para toda la empresa, integrado a Exchange Server, con una interfaz conocida para el usuario, con políticas determinadas para el ingreso y búsqueda de documentos, con itmes de referencia a información almacenada en forma física y básicamente apreciar que la solución esta orientada a ser progreso para la empresa y no un carga o desventaja.

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