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El tiempo que
significaba para el personal administrativo de Cencosud
el hecho de enviar un fax y verificar que éste llegara
adecuadamente a su destino o el que implicaba esperar
hoja por hoja la llegada de un documento, motivó al área
de sistemas del | |
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holding a incorporar
un sistema capaz de automatizar el envío y recepción de faxes.
En este contexto, luego de estudiar las ofertas de varias
empresas, la responsabilidad del proyecto recayó en MESTE,
empresa dedicada desde 1996 a la integración de tecnologías
sobre MS Exchange Server a través de la representación de
distintas marcas en el área de bases de datos documentales,
workflow, servidores de fax, correo, voz, video y teléfonos
celulares de tecnología GSM.
Directo al
computador
A partir del mes de
Enero de este año los más de 500 empleados de Cencosud fueron
integrados al nuevo sistema de servidor de fax IFAX
implantado por MESTE en el holding, integrado a la red Novell
y a la central telefónica Alcatel de la compañía. Ejecutado en
aproximadamente una semana, el proyecto contempló la
instalación del servidor iFax 5000 de IFAX, que como
señala Lilian Andalaft «es una herramienta que soporta hasta 8
líneas de fax, configurada con fax módem de 14.4 y 32 MB de
memoria RAM y que durante los meses que lleva operando ha
demostrado su gran capacidad para soportar el alto tráfico de
documentos, ya que permite enviar hasta 5 mil páginas de fax
diariamente».
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El servidor de
fax fue integrado a la aplicación de correo interno y
externo GroupWise de Novell, que permite que los
documentos de fax sean enviados y recibidos directamente
en la estación de trabajo del usuario y, posteriormente,
integrados también a la central telefónica de Cencosud
vía el sistema directo de anexos (SDA). De esta manera,
cada usuario o grupo de personas tiene asociado un
número específico de fax, la central de la compañía
identifica si es un llamado telefónico o de fax y en
este último caso lo deriva al servidor -que con los tres
últimos dígitos- envía al grupo de usuarios
correspondiente los documentos a través de GroupWise.
Centralizando la
administración del fax
Anterior a la
puesta en marcha de este sistema, en las oficinas
administrativas de Cencosud funcionaban cerca de 50
equipos de fax, todos con números diferentes y
destinados a los distintos departamentos que trabajan al
interior del holding. Según explica la ejecutiva
encargada de la ejecución del proyecto, |
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«gracias a este
sistema hemos centralizado la administración del fax, porque
anteriormente resultaba bastante engorroso preocuparse de la
mantención y el funcionamiento adecuado de más de 50 equipos
que estaban recibiendo diariamente un volumen muy alto de
documentos».
Asimismo, para
Lilian Andalaft el sistema está reportando importantes
beneficios en términos de la productividad de los recursos
humanos de la compañía, ya que contrariamente a lo que sucedía
antes de que el sistema de automatización de faxes estuviera
operativo, donde los usuarios tenían que trasladarse desde su
puesto de trabajo hasta donde estaba ubicado el equipo y
esperar allí a que pasaran las hojas que debían ser enviadas,
reintentar la operación o verificar si el documento había
llegado a destino correctamente, hoy pueden enviar y recibir
un fax desde su computador. Como señala |
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la ejecutiva,
«actualmente, es la aplicación de correo la que, a
través de un mensaje en el monitor, le avisa al usuario
que ha recibido un fax -que puede ser visto directamente
en la pantalla- o le informa que debe reintentarse el
envío de un documento. Esto significa que las personas
pueden trabajar sin detenerse al momento de enviar un
fax y recibirlo directamente en su computador, pudiendo
guardarlo o imprimirlo según su necesidad, lo que desde
el punto de vista de la productividad de los usuarios y
la comodidad de éstos al contar con una herramienta de
trabajo automatizada, es muy positivo».
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| Una cuestión de
confianza
Además de la
responsabilidad de la venta e instalación, configuración y
puesta en marcha del servidor de fax en Cencosud, el holding
contrató a MESTE un servicio de garantía por un plazo de tres
años, el cual contempla el reemplazo inmediato del equipo ante
cualquier falla y servicio de post venta para la
administración eficiente del sistema de automa-tización. Junto
con ello, la empresa entrega a Cencosud un servicio de soporte
telefónico y en terreno, que como explica Lilian Andalaft,
«valoramos enormemente, porque a pesar de no estar incluido en
el contrato de mantención que tenemos vigente, MESTE nos
atiende con mucha prioridad, resolviendo cualquiera de
nuestras inquietudes en forma
inmediata».
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Fue justamente
el tema del servicio post venta el ítem más relevante
para Cencosud al momento de evaluar a las dos empresas
seleccionadas en la última etapa de adjudicación del
proyecto, resultando MESTE favorecida, ya que era la que
ofrecía las mejores garantías al respecto y la que
realizó en la etapa de preventa un exhaustivo análisis
de los costos y beneficios asociados a la implementación
de esta tec-nología. Según comenta la ejecutiva, una vez
que comenzó la configuración del servidor de fax e
incluso antes que estuviera vigente el contrato de
mantención |
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entre ambas
empresas, fue necesario reconfigurarlo y el equipo falló.
«Hicimos pruebas durante un día y medio y definitivamente no
podíamos echar a andar el sistema, por lo que MESTE tomó la
determinación de reemplazar el servidor de fax por uno nuevo a
costo de ellos e instalaron el equipo con el que actualmente
estamos operando y con el que afortunadamente no hemos tenido
problemas. De esta manera, lo que podría haber sido un
inconveniente en el inicio del proyecto, fue una prueba de
confianza que ayudó a fortalecer nuestra relación».
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