Proyecto de integración del Fax a las redes de Sodexho.

Cliente: Sodexho
Contacto: Carlos Fernández
Cargo: Gerente De Informática
Proyecto: Integración del Fax a las redes WAN y a MS Exchange
Tecnología: Faxination
Comunicación: Analógica de 8 Líneas
Integración: MS Outlook y SDA ( sistema directo de anexos )

El cliente: Sodexho Chile empresa numero uno a nivel nacional en el rubro de alimentación y servicios relacionados mas los cheques y tarjetas de servicio, a tenido un crecimiento constante en el ultimo año por la adjudicación de casinos y concesiones. Y sobre todo por la adjudicación mas importante, la del servicio de casinos de las penitenciarias del país. Debido a esto ha visto incrementado de manera exponencial su flujo de fax en sus oficinas ubicadas en Santiago, para lo cual ha debido buscar una solución que este a la altura para automatizar lo mas posible este proceso y eliminar de forma definitiva el uso de papel y reducir las maquinas utilizadas en los proceso de envío y recepción de fax. Para cumplir con este objetivo, y luego de probar algunas alternativas Sodexho definió instalar Faxination como su servidor corporativo de fax.

El proyecto: El proyecto consistió en instalar un servidor Faxination integrado al servidor Microsoft Exchange de Sodexho en sus oficinas en Santiago, e integrado a la central telefónica Alcatel 4400 que poseen mediante tarjetas análogas autoprocesadas, con la utilización del SDA para el enrutamiento automático de los fax a cada usuario de Exchange. Por políticas y métodos económicos internos de Sodexho, esta empresa solicito tener la solución completa con soporte incluido en un formato de arriendo semestral, para lo cual después que se definió un esquema de precios para esta modalidad se procedió a su implementación.

La tecnología: Se uso la aplicación de software Faxination para MS Exchange; Tarjetas de comunicación análogas autoprocesadas de alto desempeño; señalización vía SDA (sistema directo de anexos) para el enrutamiento automático; un servidor HP e ingeniería CTI.

La solución: Se instalo la aplicación Faxination Corporativa integrada a MS Exchange Server y a la central telefónica de modo que cada usuario de correo pudiera enviar fax y recibir fax de forma automática y personalizada. En las estaciones clientes no se instalo ninguna pieza de software ya que la interfaz única es MS Outlook. El principal propósito de la integración del fax a Outlook, es permitir que todo el departamento de compras que gestiona las cotizaciones de servicios y mercaderías mas la compra de productos alimenticios para todo chile, pudiera automatizar su funcionamiento para realizar un trabajo mas rápido, simple y eficiente. En los primeros 6 meses de funcionamiento de la solución la cantidad de paginas enviadas y recibidas al mes llego a la cantidad de 19.000, hoy en día este valor esta por las 30.000 paginas y mas.

La metodología: En un principio se instalo una solución básica con 2 líneas para funcionar con unos 20 usuario, pero al cabo de unos meses se vio que esto estaba quedando limitado frente al flujo de fax que se iba generando, estos se acumulaban en la cola de salida, con la consecuente demora en su salida y las líneas para llamar y enviar fax a Sodexho pasaban ocupadas. Frente a esto y un cambio posterior de modelo de central telefónica por parte del cliente, llevo a instalar tarjetas de mayor capacidad de líneas y de proceso además de configurar nuevos parámetros para la integración a la central telefónica, y el SDA para el enrutamiento de entrada automático de los fax a cada usuario de correo. En definitiva quedo una solución de 8 líneas, la cual satisface totalmente los requerimientos del cliente en cuanto a facilidad de uso, desempeño, tiempos de espera y disponibilidad de las líneas.

La capacitación: Dado que la interfaz de uso es MS Outlook no se requirió de una gran capitación hacia los usuarios sino que más bien al administrador local del sistema el cual tuvo una duración de 1 día. Mas un soporte continuo telefónico y en terreno, en horario normal, ante cualquier falla o consultas de operación o configuración